外国人を初めて採用する企業へ｜就労ビザ申請の流れと注意点を行政書士が解説
星野康博はじめに
「外国人を採用したいが、ビザの手続きが何から始めればいいかわからない」 「採用してからビザが取れないとなったら困る」
外国人採用を検討している企業の担当者から、こうしたご相談をよくいただきます。
日本人の採用と異なり、外国人を雇用する場合はビザ（在留資格）の確認と手続きが必要です。採用後に「実はビザが取れなかった」となると、企業にとっても外国人本人にとっても大きな問題になります。
この記事では、外国人を初めて採用する企業向けに、就労ビザ申請の流れと主な注意点を行政書士が解説します。
外国人採用で最初に確認すること
外国人を採用する前に、まず確認すべきことがあります。
その外国人は日本で働けるか
すでに日本に在留している外国人を採用する場合、現在持っている在留資格の種類を確認する必要があります。在留資格によって、就ける仕事の種類が決まっています。
たとえば「留学」の在留資格で日本にいる外国人は、資格外活動許可の範囲内でアルバイトはできますが、正社員として働くためには在留資格の変更が必要です。
在留カードを確認し、在留資格と在留期限を必ずチェックしてください。
採用予定の仕事内容はビザの対象か
外国人がオフィスで専門的な仕事をする場合、多くは「技術・人文知識・国際業務（技人国）」という在留資格が対象になります。ただし、単純作業が中心の仕事は技人国ビザの対象外です。
採用を決める前に、その業務内容が在留資格の対象になるかどうかを確認することが重要です。ここを誤ると、内定を出した後にビザが取れないという事態になりかねません。
技人国ビザ申請の流れ
外国人を技人国ビザで採用する場合の、一般的な申請の流れを説明します。
ステップ①：採用前の要件確認
採用活動と並行して、以下を確認します。
- 採用予定の業務内容が技人国ビザの対象になるか
- 応募者の学歴・職歴が要件を満たしているか（大学卒業など）
- 学歴と業務内容に関連性があるか
この段階での確認が最も重要です。要件を満たしていない場合、どれだけ優秀な人材でもビザが取れません。
ステップ②：内定・雇用契約の締結
要件を確認したうえで内定を出し、雇用契約を締結します。申請書類には雇用契約書が必要になるため、条件を明記した契約書を作成します。
ステップ③：申請書類の準備
企業側が準備する主な書類は以下の通りです。
企業に関する書類
- 登記事項証明書
- 直近の決算書（損益計算書・貸借対照表）
- 法人税の納税証明書
- 会社案内・パンフレット（事業内容がわかるもの）
採用に関する書類
- 雇用契約書
- 採用理由書（なぜその人材を採用するかの説明）
- 業務内容の説明書（具体的にどのような業務をさせるか）
応募者本人の書類
- 履歴書・職務経歴書
- 最終学歴の卒業証明書・成績証明書
- パスポートのコピー
書類の種類は、企業の規模や応募者の経歴によって異なります。
ステップ④：申請の提出
書類が揃ったら、出入国在留管理局に申請します。申請取次行政書士に依頼した場合、本人や企業担当者が入管に出向く必要はありません。
ステップ⑤：審査・許可
標準的な審査期間は1〜3か月です。許可が下りると、在留資格認定証明書が交付されます（海外から呼び寄せる場合）。
企業が注意すべきポイント
採用前に「取れるかどうか」を確認する
多くのトラブルは、採用を決めてからビザの確認をするために起きます。採用活動の早い段階で、その仕事内容と応募者の経歴がビザの要件を満たすかどうかを確認しておくことが重要です。
業務内容説明書は丁寧に作成する
審査で重視されるのは「業務内容と学歴・職歴の関連性」です。この関連性を説明するのが業務内容説明書です。単に職種名を書くだけでなく、具体的にどのような業務をさせるかを丁寧に説明することが、許可を得るための重要なポイントです。
給与は日本人と同等以上に設定する
外国人であることを理由に日本人より低い給与を設定することはできません。同等の業務をする日本人と同等以上の給与水準が必要です。
採用後の届出を忘れない
外国人を採用した場合、ハローワークへの届出（外国人雇用状況の届出）が義務付けられています。雇い入れ日の翌月10日までに届出が必要です。忘れると罰則の対象になります。
在留期限の管理を行う
採用後も、社員の在留期限を管理し、更新時期が来たら適切に対応することが企業の責任でもあります。在留期限が切れた状態で働かせてしまうと、企業側も不法就労助長罪に問われる可能性があります。
申請を専門家に依頼するメリット
技人国ビザの申請は書類が多く、要件の判断が難しいケースも多くあります。初めて外国人を採用する企業にとって、自社だけで対応するのはハードルが高いのが実情です。
専門家（申請取次行政書士）に依頼する主なメリットは次の通りです。
- 要件を満たしているかどうかを事前に確認できる
- 企業担当者・本人が入管に行く必要がない
- 書類の不備による不許可リスクを減らせる
- 採用から許可取得までのスケジュールを立てやすい
初回の採用をスムーズに進めることで、次回以降の外国人採用のノウハウも蓄積されます。
まとめ
外国人を初めて採用する際に押さえておくべきポイントは以下の通りです。
- 採用前に業務内容と応募者の経歴が要件を満たすか確認する
- 雇用契約書・業務内容説明書など必要書類を丁寧に準備する
- 給与は日本人と同等以上に設定する
- 採用後はハローワークへの届出と在留期限の管理を行う
採用を決める前の早い段階でご相談いただくことで、スムーズな手続きが可能です。
技人国ビザ 関連記事
外国人採用を検討している企業様へ
- 採用予定の外国人がビザの要件を満たしているか確認したい
- 書類の準備や申請手続きを任せたい
- 採用前の段階からアドバイスがほしい
👉 採用前の要件確認から申請まで対応しています。初回相談は無料です。
転職・在留資格の変更を検討している外国人ご本人へ
- 今の在留資格で転職先の仕事ができるか確認したい
- 留学から就労への変更手続きを知りたい
👉 まず現在の状況を整理します。初回相談は無料です。
